De bureaucratie

De cultuur van een blauwe bureaucratie

In een blauwe organisatie cultuur streven mensen naar orde en zekerheid en zijn mensen bereid zich op te offeren voor systemen die zekerheid verschaffen. De kern van blauw is: ‘Eén enkele richtinggevende kracht (God, de Evolutie, Iets) controleert de wereld en bepaalt onze toekomst. Ik volg het aangegeven pad dat mij verbindt met iets wat veel groter is dan mijzelf (een overtuiging, traditie, geloof, organisatie, of beweging). Ik geef vrijwillig mijn verlangens op van dit moment vanuit de wetenschap dat ik later hiervoor beloond zal worden. Ik ben standvastig voor wat juist en goed is maak mij daarbij altijd ondergeschikt aan de juiste autoriteiten.’

Hoe herken je een blauwe organisatie?

• Er is een duidelijke structuur (het typische harkje) en verantwoordelijkheden zijn scherp en duidelijk belegd.
• Er heerst een zekere rust in de organisatie, alles gebeurt netjes op tijd, er is weinig hectiek en er heerst een ‘negen-tot-vijf’ mentaliteit
• Afspraak is afspraak, het niet volgen van een afspraak is een zonde
• Het tempo in het werk ligt niet heel hoog, mensen gaan voor kwaliteit en werken gestaag de lijstjes af
• De leider is een betrouwbare persoon, die soms saai en kleurloos kan overkomen
• Medewerkers zijn volgzaam en loyaal, trekken de autoriteit van hun meerdere niet in twijfel
• Er wordt onderling veel gekletst en geroddeld, zaken worden zelden openlijk uitgesproken
• Er heerst een sfeer van ‘hokjes denken’, mensen houden sterk vast aan hun functieomschrijving en zullen niet snel daarvan afwijken
• Vanwege het denken in strakke kaders worden zaken die in een grijs gebied van verantwoordelijkheid vallen niet opgepakt. “Dat staat niet in mijn functieomschrijving” of “Daarvoor ben ik niet verantwoordelijk” worden vaak genoemd als excuses. Klanten hebben het gevoel van het kastje naar de muur gestuurd te worden.
• Er is een duidelijk voelbare afstand tussen de afdelingen onderling

Het blauwe waardensysteem en de blauwe organisatie cultuur gaan uit van de gedachte dat de wereld een potentiële chaos is die geordend hoort te worden.

Voor een blauwe organisatie is een soepel lopend mechanisme van werk belangrijk: afzonderlijke, gedefinieerde onderdelen moeten perfect in elkaar grijpen en aldus een efficiënte werkstroom in de organisatie vormen. Ieder onderdeel kent zijn eigen taak en verantwoordelijkheid en in samenwerking komen de onderdelen tot een voorspelbaar resultaat. Als onderdelen uitvallen kunnen zij vervangen worden omdat het werk goed omschreven en gestructureerd is.

Leiderschap in een blauwe bureaucratie

De blauwe leider is zeer taakgericht en geeft het voorbeeld wat daarvoor nodig is: orde, structuur en toewijding.

Taakgerichte blauwe leiders zien zichzelf als dirigenten van musici die onder goede leiding kunnen komen tot een perfecte uitvoering van bekende composities. Harmonie door samenwerking geeft blauw een voldaan gevoel: als ieder het zijne doet en daarbij de maat en het tempo goed aangegeven krijgen kan een vloeiende uitvoering tot stand komen.

Blauw leiderschap probeert toeval, improvisatie en eigen interpretaties in het werkproces uit te sluiten. Onzekerheden in de organisatie moeten tot een minimum gereduceerd worden omdat zij kwaliteit en efficiency bedreigen; alleen als iedereen weet wat hij doen moet en zich aan de regels houdt kan een optimale prestatie geleverd worden. Vanuit dit bewustzijn zijn blauwe leiders sterk gemotiveerd om details in het oog te houden, medewerkers te controleren, variatie in aanpak te beperken en te zorgen voor betrouwbaarheid, tijdigheid en kwaliteit van het proces. In dat werk zitten veel onaangename kanten maar voor een taakgerichte leider is dat inherent aan zijn taak. Zijn plicht is immers om een betrouwbare productie te garanderen en daarbij is het is onvermijdelijk dat frivoliteiten en andere ondeugden, hoe aantrekkelijk ook, worden uitgebannen.

De structuur van een blauwe autocratie

Een bureaucratie heeft een duidelijke ‘harkjes’-structuur. Er is een leider, die in principe dezelfde regels volgt als iedereen, maar die vanwege zijn anciënniteit als ‘oudere’ of autoriteit wordt gezien. De leider vergadert met zijn/haar management team. Het management team geeft opdrachten door naar beneden (top-down). Managers hebben meestal de verantwoordelijkheid voor het beheersen van een functionele afdeling, bijvoorbeeld Personeel & Organisatie, Financiën, Productie, Verkoop, etc.

Communicatie verloopt volgens de aangegeven structuur. Zaken die onderling geregeld moeten worden van een afdeling naar de andere verlopen via de managementlaag. Daar wordt overleg gepleegd en van daaruit gaan besluiten en orders weer naar de afdelingen. Elke afdeling is een soort ‘zuil’ die de organisatie ondersteunt en niet zoveel raakvlakken met de andere ‘zuilen’ heeft. De manager is als het ware ‘poortwachter’ voor de informatiestroom. Bovenin de organisatie hebben mensen veel meer informatie dan onderin.

Mensen zijn weinig geïnteresseerd in zich verder ontwikkelen buiten hun eigen vakgebied. Aangezien promotie afhankelijk is van anciënniteit en er maar weinig promotiekansen zijn, zie je vaak dat mensen meer dan 10 jaar in dezelfde functie opereren. Werknemers met meer dan 20-25 dienstjaren zijn geen uitzondering.